Digitale Produktpässe zielen darauf ab, den Wert von Produkten während ihres gesamten Lebenszyklus zu erhalten und eine vorzeitige Entwertung aufgrund von Wissensmangel zu verhindern. Die notwendigen Informationen basieren auf Daten, die während des gesamten Lebenszyklus des Produkts generiert werden. Dazu gehören Details darüber, wie ein Produkt aufgebaut ist, welche Materialien verwendet wurden und wie diese Materialien am besten wiederverwendet werden können, z. B. durch werterhaltendes Recycling. Das Sammeln und Weitergeben von Daten entlang der Wertschöpfungskette ist ein entscheidender Aspekt eines digitalen Produktpasses.

Unter Datenweitergabe versteht man in diesem Zusammenhang eine automatisierbare oder automatisierte Übertragung von Daten, die nahtlos in die Systeme der nachfolgenden Teilnehmer integriert und verarbeitet werden können. Der einfache elektronische Versand einer Word- oder PDF-Datei erfüllt dieses Kriterium nicht, da die Daten aus dem System des Absenders extrahiert und in das System des Empfängers wieder eingepflegt werden müssen. In diesem Fall ist zwar das Medium digitalisiert, nicht aber die Daten selbst.

Für eine solche automatisierungsfähige Weitergabe von Daten bedarf es bestimmter Voraussetzungen: Zunächst müssen die Objekte eindeutig gekennzeichnet sein. Das bedeutet man benötigt Idente (= eindeutige Kennzeichen) die konfliktfrei, über Unternehmensgrenzen hinweg, eingesetzt werden können. Hierzu gibt es einige Ansätze wie zum Beispiel UUID oder die von GS1 vergebenen Idente der GTIN, die bereits in breiter Anwendung zu finden sind. Weiterhin braucht man ein Datenmodell (also Attribute und Codes), welches die Objekte ausreichend beschreiben. Dabei ist es wichtig, dass die eingesetzten Daten für die nachfolgenden Nutzer verständlich sind. Das bedeutet, das Datenmodell muss zumindest allgemein bekannt, noch besser aber, standardisiert sein. Ein gemeinsames Protokoll, dass die Strukturierung der auszutauschenden Daten beschreibt, ist weiterhin wichtig, um so die Interpretation der ausgetauschten Dateien zu ermöglichen. Und schließlich benötigt man eine Infrastruktur, an der viele Netzwerkpunkte aktiv an dem Austausch der Daten teilnehmen können.

Um diese notwendigen Merkmale sicherstellen zu können, beschäftigen sich zahlreiche Initiativen und Projekte, wie z.B. Cirpass oder R-Cycle, mit der technischen Definition von digitalen Produktpässen.

Viele der heute als digitale Produktpässe präsentierten Lösungen genügen den beschriebenen Anforderungen nicht und sind eher dem Product Storytelling zuzuordnen. Dies ist dann der Fall, wenn z.B. die Informationen ausschließlich auf Daten der eigenen Systeme beruhen und weder die Ergänzung bzw. Weitergabe der Daten vorgesehen ist. Diese trotzdem oft als „digitaler Produktpass“ bezeichneten Anwendungen bieten dem Endnutzer zwar umfassende Informationen über das Produkt, erfüllen aber weder die oben beschriebenen Anforderungen noch die aufkommenden regulatorischen Anforderungen.

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